手動による通知業務と属人化を解消
株式会社トドケールは18日、研究開発型化学品メーカーの株式会社MORESCO（以下、MORESCO）が同社の「トドケール」を用い、荷物管理工数の大幅な削減を実現したことを発表した。活用優良事例として紹介されている。
「トドケール」導入前のMORESCO総務課では、郵便物や配達物の管理業務において、主に2点の課題があった。
第1には伝票がシールタイプの場合、担当者がまず荷物置き場で配送伝票情報をメモし、自席に戻ってから個別にメールを作成するなど、手動作業による通知業務がなされていた。この作業は1件当たり約5分を要し、年間にすると286時間もの工程になっていたという。
第2に荷物の受領・追跡状況が個人の記憶やメール、控え伝票に依存していたため、配送会社から誰かが受け取ったかもしれないといった情報共有の不透明性による曖昧な状態が生じがちだった。
その結果、従業員からの問い合わせ対応に時間を要したり、荷物が最終的に本人に渡ったかどうかの確認が困難となったりするという問題があり、担当者には大きな負担がかかっていた。
「トドケール」は、スマートな総務・メール室のための郵便物・配達物管理クラウドアプリケーション。大きな設備投資を行うことなく、スマホとPCで手軽に郵便物や配達物のデジタル管理と処理の自動化をスタートできる。
障がい者で運用するメール室のハイブリッドワーク適応化や、受け取る社員のリモートワーク効率化、それによるオフィス面積の最適化など多くの効果が期待できるツールとして知られる。
MORESCOでは、総務全体の工数削減という課題解決のため、とくに工数を要していた荷物管理業務の改善に着手、複数サービスを比較検討した結果、「トドケール」を選定するに至った。
ポイントとしては、専用ロッカーは不要で荷物置き場での受け渡しを効率化したいという運用ニーズに、荷物管理に特化した機能を有する「トドケール」が最も合致していたこと、機能面とコスト面でも費用対効果が十分に見込めたことが挙げられている。
導入後に試算以上の効果があったことから、プランをアップグレードした際も、高い費用対効果を示すことでスムーズに社内決裁を行えたという。
情報共有も明確化され劇的な体制改善に
「トドケール」を導入したところ、まず従来1件につき約5分かかっていた手動の通知業務が、荷物置き場での写真撮影と数回のタップで完了するようになり、処理時間はわずか30秒に短縮された。これにより年間作業時間は286時間から29時間にまで削減され、約90％の工数削減達成が見通されるものとなった。
さらにシステム上で「誰が・いつ・何を・受け取ったか」が明確に管理されるようになり、曖昧な状況がなくなって情報共有の明確化、可視化が進んだ。保管場所が複数ある場合においても、写真とシステム情報で置き場所を正確に伝達可能となり、確認の手間がなくなったことも報告されている。
これらにより、荷物を受け取る側の従業員からも、メール通知と違い返信しなくてはならないという心理的負担が軽減されたという声や、事前に荷物写真を確認できる点が良いといった利便性向上を評価する声が寄せられ、満足度は向上しているという。
なおMORESCOでは、今回の「トドケール」導入による成功体験を活かし、他の業務でも「見える化」と「自動化」を推進していく方針を決めている。
（画像はプレスリリースより）
▼外部リンク
株式会社トドケール プレスリリース（PR TIMES）
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000084.000045280.html
