「BtoBプラットフォーム契約書」を導入
上智大学などを運営する学校法人上智学院（以下、上智学院）は、株式会社インフォマート（以下、インフォマート）の提供する「BtoBプラットフォーム契約書」を導入し、人事部門のDXを推進している。インフォマートが1月7日、発表した。
上智学院ではこれまで、非常勤講師と嘱託職員を対象に、合計約1,180件もの雇用契約書を発送、印刷だけで何時間も要するほか、内容確認作業にも丸2日、封入まで含めると2人で2週間といった膨大な時間がかかっていたという。
そのため、印刷費や郵送費は年間60万円ほどながら、封入・発送・督促といった人的コストがきわめて大きく事業上の負担になっていた。
回収業務においても、スムーズに回収できるとは限らず、初回返信で戻ってくるのは約6割で、メールでの催促を個別に行い、ようやく戻ってくるといったケースもあるなど、ここでの手間と返送スピードの向上も課題に挙がっていた。
こうした課題認識と、コロナ禍を契機とした採用手続きをオンライン完結させる流れの社会的強まりを受け、デジタル化の検討を開始、インフォマートの「BtoBプラットフォーム契約書」に着目して導入を決めた。
決め手となったポイントはコストパフォーマンスの高さと準備の手軽さで、契約書の取り交わしの機能に特化しており、シンプルで無駄がなく、費用も利用月の基本料金に送付分の従量料金のみとなるなど、コスト抑制を行って合理的に使える点が大きかったとされている。
2週間の作業が半日で完了、早期回収率も改善
上智学院では、この「BtoBプラットフォーム契約書」導入に伴うペーパーレス化の推進で、紙の契約書の印刷・封入・確認といった手間がなくなり、業務負担の大幅軽減を実現できた。
初回は雇用契約書に氏名などを差し込むためのマッピング設定に時間を要したものの、2回目以降は作業量が格段に減少、2人がかりで丸2日を要していたCSVデータの投入が、現在では半日で完了可能となったという。
契約書の返送もスピーディになり、催促が必要な契約書が2割程度から1割程度にまで減少、システム上で合意状況のワンストップ管理が可能で、未締結者の管理も容易になったなど大きな導入メリットが得られたとされた。
また紙媒体での契約書の回収後におけるファイリング作業や、約1,000人分の雇用契約書の管理コストは大きな負担になっていたが、「BtoBプラットフォーム契約書」の導入により、すべてデータ管理が可能となって負担軽減を叶えられた。
現時点ではまだ過去分の紙契約と電子契約が混在しており、照会時に確認の手間がかかっているものの、今後全デジタル化が完了すれば、検索性も飛躍的に向上すると見込まれている。
上智学院では契約書関連の作業が大幅にスリム化されたことで、人事諸制度の見直し検討など、本来注力すべきコア業務の企画・立案業務などに十分な時間を充てることができるようになったともした。
「BtoBプラットフォーム契約書」は、企業間で交わされる契約をWeb上で締結可能とするクラウドサービス。契約の締結・管理をデジタル化し一元管理することで、従来の契約業務にかかっていた手間とコストを大幅に削減できる。
社内承認をWeb上で行えるワークフローシステムや、紙の契約書をデータ化してアップロード登録できる「自社保管」機能なども搭載、電子帳簿保存法にも対応していることから、広くバックオフィス業務の効率化やテレワークを助けるものになっている。
（画像はプレスリリースより）
▼外部リンク
株式会社インフォマート プレスリリース（PR TIMES）
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000830.000013808.html
