柔軟な承認フロー設計と申請業務の一元管理を可能に
株式会社HRBrain（以下、HRBrain）は16日、申請・承認業務の効率化を支援する「HRBrain ワークフロー」の提供を開始したことを発表した。柔軟な承認フロー設計と申請業務の一元管理を可能にし、企業の生産性向上を助ける。
企業のバックオフィス業務による申請・承認・稟議といったプロセス管理は煩雑で非効率な手法が残っているケースが多く、業務効率化の大きな障壁になっている。
中でも組織変更や人事異動に伴うメンテナンス作業や、滞留している申請への催促対応は管理者・承認者の業務を逼迫させる要因となっており、他業務の遅延や残業につながりやすい。
加えて紙媒体やExcelでの管理、複数のワークフローシステムの併用により、従業員がどの書類をどこから申請すべきか分かりにくく、生産性低下につながっているケースも多いとされる。
HRBrainでは、これまで申請ワークフロー機能を提供してきたが、主に従業員情報の更新を目的としたもので、さらに柔軟な設計・運用を行いたいシーンでは制約があったという。そこで今回の新機能を開発し、より効率的かつ汎用的に利用可能なものとした。
あらゆるデータ収集・更新を一元管理、人事異動の影響も受けにくく
「HRBrain ワークフロー」では、申請・承認のToDoを一つの画面に集約、フォームは分類して見やすく整理できる仕様とし、やるべき作業を分かりやすく、迷わないワークフローを生み出せるようにした。
承認が必要な申請や差し戻し申請となったものは、その旨をステータスで示し、リストで一覧表示、申請フォームは分類整理可能として探す手間や対応漏れを防ぐようにしている。さらに2026年リリースの機能では、他のワークフローシステムへのリンクもまとめて掲載可能とし、より利便性を向上させるとした。
フローは組織に合うよう自由に設計でき、設計済みのフローは複数の申請フォームに紐づけられるため、更新やメンテナンスの手間が最小限に抑えられる。階層を指定し、上長を承認者として設定できるため、組織変更や人事異動があった際の手間も削減可能という。
申請フォームに対し、承認フローを紐づけて運用するため、フローを大量作成せずに運用できる点もポイントだ。2026年リリース予定の機能では、メンバー個別指定に加え、部署や役職などの範囲条件も設定可能になる。
機能はスマートフォンにも最適化されているため、出先や移動中など隙間時間を用いてPCのない環境でも申請・承認作業を進められる。
申請進捗状況を申請一覧や申請詳細で確認でき、どのステップで滞留しているかを一目瞭然に可視化することもできる。一定日数の間、申請が滞留している場合には、該当ステップの承認者へと自動的にリマインドが送られる仕組みもあり、催促の手間を削減、スピーディな決裁を可能にするとした。
すでに明らかにされている追加機能のほかにも、2026年には大幅アップデートを行うとされており、その後もさらなる機能面の強化が図られていく予定になっている。バックオフィスの業務効率化を図りたい企業には、強い味方となるだろう。
（画像はプレスリリースより）
▼外部リンク
株式会社HRBrain プレスリリース（PR TIMES）
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000173.000023143.html
